使用函回复时，应当遵循一定的格式和原则，确保内容准确、专业且礼貌。以下是一个回复函的基本结构和示例：
头部信息
日期
对方单位名称
对方联系人
通信方式
“回复函”字样
正文内容
开头用语：针对对方来函的开头问候进行回应，例如：“你处××函收悉，经××研究，现答复如下。”
答复意见：
承接对方函件内容：明确承接对方函件的主题和内容。
分段逐条回复：针对对方提出的问题或要求，逐一进行答复，保持客观、真实，避免主观情绪化的词语。
提及纸质文件单号：如果适用，提供纸质文件单号以便对方查找相关文件。
结尾问候：适当表达对对方的祝愿和关心，例如：“特此函复，谢谢!”
落款
发文机关全称或规范化简称
成文日期（汉字写明年、月、日）
加盖公章
示例回复函
回复函
日期：2025年1月5日
对方单位名称：XX公司
对方联系人：张先生
通信方式：电子邮件
“回复函”字样
尊敬的张先生，
感谢您于2024年12月25日发送的关于合作项目的问询函。我们已经仔细阅读并认真研究了您的来函，现将相关事项答复如下：
合作意向
我们非常荣幸收到贵公司的合作意向，并对贵公司的业务表示出极大的兴趣。
经过内部讨论和评估，我们认为双方的合作具有广阔的前景和共同发展的潜力。
下一步计划
我们计划在本周内安排一次电话会议，详细讨论合作的具体细节和下一步行动计划。
请贵公司准备好相关项目资料和讨论要点，以便在会议中能够充分交流。
